Declaración de política
Esta política describe las directrices y procedimientos para reservar eventos y alquileres con Party Now Event Space. Su objetivo es garantizar un proceso de reservas ágil y eficiente, manteniendo la coherencia, la imparcialidad y la transparencia.
Proceso de Reserva de Eventos/Alquileres:
Solicitud de Evento/Alquiler:
El anfitrión debe enviar una solicitud formal que detalle los detalles del evento, incluyendo el propósito, el número estimado de asistentes y cualquier requisito o preferencia específica.
Las solicitudes de eventos o alquileres deben enviarse a través del formulario en línea designado para la reserva de eventos. También se pueden enviar por teléfono o correo electrónico. Sin embargo, para consultar la disponibilidad en tiempo real, visite nuestro planificador en línea.
Evaluación de Eventos/Alquileres:
El coordinador del evento revisará la solicitud para evaluar su viabilidad y su adecuación a los objetivos y valores de la organización.
El coordinador podrá solicitar información adicional o aclaraciones al anfitrión si es necesario.
El coordinador del evento evaluará la disponibilidad de recursos, instalaciones y personal necesarios para el evento.
Aprobación del Evento:
Una vez finalizada la evaluación del evento/alquiler, el coordinador del evento comunicará la decisión al organizador.
Si se aprueba, el coordinador del evento proporcionará instrucciones adicionales sobre los siguientes pasos, incluyendo los acuerdos necesarios y cualquier cargo o costo asociado.
Si se deniega el evento o la solicitud de alquiler, el coordinador del evento proporcionará una explicación clara al anfitrión.
Confirmación y Documentación de la Reserva:
Reserva del Lugar:
El anfitrión debe entregar el depósito requerido del 25% del costo total de la reserva al momento de la reserva, además de un depósito de seguridad de $250 para asegurar la reserva. Un evento no se considera confirmado hasta que se firme el contrato y se reciban los depósitos.
El saldo total debe pagarse 30 días antes de la fecha de reserva. Si no se realiza el pago final, se aplicarán cargos por mora. La penalización es de $25 adicionales el primer día después de la fecha de vencimiento y $10 cada día posterior.
Los anfitriones que se comuniquen con el coordinador del evento sobre una solicitud de extensión de pago podrían ser aprobados tras su revisión. Nosotros (El Proveedor) nos reservamos el derecho de cancelar cualquier evento/alquiler si no se recibe el pago completo antes de la fecha del evento/alquiler. No se realizarán reembolsos por los pagos realizados para el evento/alquiler. Si prevé algún problema con el pago puntual, por favor, contáctenos antes de la fecha de vencimiento para buscar alternativas. Los pagos atrasados tendrán un cargo adicional por día, y el pago completo debe recibirse al menos dos semanas antes de la fecha de su evento/alquiler para evitar la cancelación sin reembolso.
El depósito de seguridad solo es reembolsable hasta 10 días después del evento/alquiler, siempre que usted, sus invitados, el servicio de catering u otros proveedores que asistan al evento no hayan sufrido daños. Todos los suministros de alquiler de las instalaciones utilizados durante su evento/alquiler también deben contabilizarse.
El contrato se anulará si los pagos no se reciben en las fechas acordadas.
Métodos de pago aceptados para el saldo: tarjeta de crédito.
Agilizar la reserva
Si se envía una solicitud de evento o alquiler dentro de los 30 días posteriores a la fecha solicitada, se requiere el pago completo al reservar. Las solicitudes de reserva urgente deberán evaluarse para garantizar el cumplimiento normativo y la disponibilidad de recursos y personal.
Se añadirá un cargo por reserva urgente de $250 al saldo total de la reserva.
Planificación y coordinación del evento:
El anfitrión podría tener que colaborar estrechamente con el coordinador del evento designado para planificar y coordinar toda la logística del evento, incluyendo el catering, los servicios audiovisuales y cualquier otro arreglo necesario.
El coordinador del evento brindará orientación y apoyo durante todo el proceso de planificación y garantizará el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la organización.
Seguros y responsabilidad civil:
El anfitrión debe asumir la responsabilidad por cualquier daño o pérdida que se produzca durante el evento o el alquiler y se compromete a indemnizar y eximir de responsabilidad a la organización.
Los daños o pérdidas en el edificio y el equipo conllevarán la pérdida del depósito de seguridad de $250.
El anfitrión se compromete a devolver el espacio para el evento o el alquiler a su estado original al finalizar la reserva. El depósito de seguridad solo es reembolsable hasta 10 días después del evento/alquiler, siempre que el anfitrión, sus invitados, el servicio de catering u otros proveedores que asistan al evento no hayan sufrido daños. También se deben justificar todos los suministros de alquiler de las instalaciones utilizados durante el evento/alquiler.
Cancelación o modificación del evento:
Cancelación:
Si el anfitrión decide cancelar la reserva antes de la fecha del evento/alquiler, perderá el derecho a la totalidad del depósito de seguridad.
Si se incumplen los términos especificados en el contrato acordado, no se realizarán reembolsos del dinero pagado para la reserva.
Modificación:
El anfitrión puede reprogramar una reserva para una fecha dentro de los 90 días posteriores a la fecha programada originalmente. La modificación de la fecha está sujeta a aprobación según disponibilidad. La modificación de la fecha original del evento debe realizarse con 30 días de antelación.
El coordinador del evento evaluará la viabilidad de las modificaciones solicitadas y comunicará al anfitrión los ajustes necesarios.
Cumplimiento de las Políticas y Normativas:
Código de Conducta:
Todos los asistentes al evento deben adherirse al código de conducta de la organización y a cualquier política o normativa adicional vigente.
El anfitrión es responsable de comunicar el código de conducta y garantizar su cumplimiento por parte de todos los asistentes.
CONDUCTA: Nuestras instalaciones y terrenos no se utilizarán con fines ilícitos. Nos reservamos el derecho de denegar el uso de las instalaciones y terrenos a cualquier organización o persona en caso de que un programa o su contenido no cumpla con las políticas y procedimientos de Party Now Event Space. No se tolerarán comentarios despectivos ni ningún tipo de violencia física y serán motivo de expulsión inmediata. Los clientes e invitados deberán usar las instalaciones de manera considerada en todo momento. En caso de expulsión, no se realizarán reembolsos.
******¡Los niños deben estar supervisados en todo momento! ****
Salud y Seguridad:
El anfitrión debe cumplir con todas las normas de salud y seguridad.
Está estrictamente prohibido fumar o consumir cualquier tipo de droga en las instalaciones de Party Now Event Space.
Las áreas comunes del lugar se graban y monitorean por motivos de seguridad.
Daños/Decoración
El anfitrión es responsable de todos los daños, gastos y pérdidas, incluyendo robos y pérdidas materiales, causados por cualquier persona que asista o preste servicios relacionados con el uso de las instalaciones por parte del anfitrión.
Cualquier pérdida o daño a las instalaciones causado por el anfitrión, sus invitados y el personal contratado por el anfitrión puede resultar en cargos adicionales por daños, así como en la pérdida total del depósito de seguridad.
Agradecemos que haya elegido Party Now Event Space como el lugar de su evento y le solicitamos que cumpla con lo siguiente:
*No se deben usar clavos, tornillos, grapas ni objetos penetrantes en nuestras paredes ni pisos.
*No se permiten fuegos artificiales ni llamas abiertas. Se permiten velas ceremoniales y de cumpleaños, y las velas ceremoniales deben estar protegidas y no gotear. Se permiten velas votivas en las mesas de comedor, siempre que estén protegidas.
*Todas las decoraciones deben retirarse al finalizar el evento/alquiler.
*El anfitrión y los invitados dispondrán de artículos de limpieza como trapeadores, escobas, etc. Si se produce algún derrame, les pedimos que lo limpien lo antes posible para garantizar la seguridad de todos los invitados.
Personal del evento
El día de su evento/alquiler, un miembro del personal de Party Now Event Space estará presente. El personal podrá entrar y salir del local durante el transcurso del evento. Este miembro del personal se comunicará periódicamente con los responsables/anfitriones para asegurarse de que todo funcione correctamente. También revisaremos el baño y el resto del local, repondremos las toallas de papel y el papel higiénico, y estaremos disponibles para responder preguntas o cualquier problema que pueda surgir.
Gestión de Eventos/Alquiler
Si el anfitrión alquila el espacio, dispondrá de una hora para el montaje antes del evento de 3 horas y una hora después para la limpieza y el desmontaje. Los anfitriones deben comenzar el desmontaje a más tardar a la hora establecida y finalizar en una hora. Si se necesita más tiempo, se podrá añadir un cargo adicional. Se espera que los anfitriones e invitados completen el desmontaje y que todos los asistentes se retiren a la hora acordada para el final del evento. Se podrán añadir cargos adicionales.
Fotografía
Party Now Event Space se reserva el derecho a tomar u obtener un número limitado de fotos solo con fines promocionales. Dichas imágenes se utilizarán con fines publicitarios y de marketing.
Horas extra
Los servicios adicionales no planificados o no contratados (como, entre otros, la renovación completa del diseño, el tiempo adicional de montaje, la extensión del horario de alquiler/evento, servicios fuera del alcance del contrato, la gestión de actividades no relacionadas con el evento/alquiler, etc.) se consideran horas extra y se facturarán, con previa notificación y consentimiento, a una tarifa de $125 por hora.
Si usted o sus invitados necesitan tiempo adicional para la limpieza/desmontaje después del tiempo asignado, perderán su depósito.
Limpieza/Recogida de basura
Las instalaciones de Party Now Event Space estarán limpias antes de su evento/alquiler. La limpieza es responsabilidad del anfitrión. El anfitrión deberá devolver el espacio en las mismas condiciones de limpieza en las que lo encontró dentro de la hora posterior al evento.
El depósito de seguridad solo es reembolsable hasta 10 días después del evento/alquiler, siempre que el anfitrión, sus invitados, el servicio de catering u otros proveedores que asistan al evento no hayan sufrido daños. Se podrán aplicar cargos adicionales por limpieza y retirada si las instalaciones no se dejan limpias y despejadas. Toda la basura debe recogerse y retirarse de las instalaciones.
Todo el equipo de alquiler, la decoración y cualquier otro material deben retirarse de las instalaciones. Los artículos que no se retiren inmediatamente después del evento se desecharán sin responsabilidad para Party Now Event Space. Party Now Event Space no se hace responsable de ningún artículo perdido o robado.
Alcohol
Si se sirve alcohol en el evento del Cliente, este debe cumplir con todas las leyes y regulaciones relacionadas con el servicio de alcohol. No se deben servir bebidas alcohólicas a menores de 21 años. El Cliente se responsabiliza de cualquier consecuencia derivada del consumo de alcohol durante y después del evento e indemniza a Party Now Event Space. No se permiten envases de alcohol abiertos fuera del recinto y deben desecharse antes de abandonar el edificio.
Gracias por considerar Party Now Event Space como su próximo espacio para eventos. ¡Esperamos ayudarle a crear recuerdos inolvidables y divertidos!